읽는 시간 : 2분이 글을 참고해야 할 때
1.
회의가 길어지는데, 결과물은 별 거 없을 때
2.
회의가 늘 두렵고, 힘들 때
3.
스타트업에 멤버가 점점 늘어나기 시작할 때
회의는 남의 시간을 활용하는 것이다
“우리 회의하자”
이 말을 듣는 순간, 우리는 책상에 빙 둘러 앉은 사람들을 떠올린다. 당연히 맞다 ㅎㅎ. 우리는 회의를 위해 온라인이든 오프라인이든 모여야 한다.
이 간단한 말에 매우 많은 시간이 담겨져 있다. 고작 1분 짜리 회의라도 10명이 참가하면 30분의 가치를 소모하는 것이다.
참석자 9명 + 회의준비자가 1명이라면, 회의시간을 1분 줄이기 위해 8~9분을 써도 나름 효율적인 것이다.
그렇기에, 회의를 준비하는 리더나 회의 담당자는 매우 이 시간을 소중히 여겨야한다.
빠르고 정확한 회의란?
회의에 대한 정의를 감히 내가 한다는 건 선넘는 것 같다. 다만, 빠르고 정확한 회의에 대한 정의는 나름 할 수 있다.
먼저 2가지에 대한 정의이다.
1.
빠르다
•
회의 중간중간 낭비되는(회의주제에 필요없는) 시간이 없다
2.
정확하다
•
오로지, 회의 결과물에 집중한다
이처럼, 우린 결과물에 집중해서 낭비되는 시간 없이 회의를 진행해야 한다는 걸 명심해야 한다 ! (물론 회의담당자가 제일 명심해야 한다)
회의 방법 (회의 담당자 필독)
회의전
1.
회의록을 만들어, 매번 회의를 누적 기록한다
2.
결과물을 명확히 정의하고, 참석자에게 전달한다
•
결과물은 명확해야 한다. 초등학생 조카에게 말해도 이해되는 수준의 쉬운 언어를 사용하자. 결과물에 대한 이해가 다르면, 회의는 그 순간 산으로 간다 (ex. 회사명 아이디어 5가지)
3.
결과물에 대한 준비물을 명확히 정의하고, 참석자에게 전달한다
•
준비물도 마찬가지로 명확해야 한다
•
준비물 리스트를 만들어서, 링크와 함께 준비를 편하게 할 수 있도록 돕는다
4.
회의 전 체크리스트를 만들어, 체크리스트가 다 체크가 되어야 회의 시작할 수 있다고 늦어도 전날 아침에 공지한다
•
팀원들이 체크리스트를 체크하며 회의안건제출/결과물/준비물을 원할히 기재하고 준비할 수 있도록 한다
회의 중
1.
회의 중, 회의 결과물에 대한 얘기가 아니라면 기록후에 나중에 얘기하자고 한다
2.
회의 중, 아이디어 브레인스토밍을 막는다
회의 후
1.
회의 결과는 회의록 이외의 공간에 적어놓아야 한다
•
적절한 위치는 회사마다 다를테니, 생략
2.
팀원들에게 회의 결과를 저장한 곳에 대한 정보를 공유한다
마치며
회의 시간은 소중하다. 회의 준비에 대한 시간을 아끼려 하지말고, 회의 시간을 아껴야 한다. 내가 적은 회의 방법이 절대적인 것은 아니다. 다만, “회의 시간을 빠르고 정확하게 하려는 노력”은 스타트업 리더들에게 필수이다.
빠르고 정확한 회의로 나날히 성장하는 모든 스타트업을 응원하며 글을 마친다
